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2020年，《規(guī)范》制定工作被列入檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制修訂項(xiàng)目計(jì)劃，由國(guó)家檔案局檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)司、云南省檔案局聯(lián)合起草。起草小組通過實(shí)地查看、電話調(diào)研等方式調(diào)研了全國(guó)多家檔案館，依據(jù)新修訂的檔案法的相關(guān)規(guī)定和征集工作實(shí)踐情況，確定《規(guī)范》的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，形成標(biāo)準(zhǔn)草稿。2022年5月，標(biāo)準(zhǔn)草稿公開征求意見，檔案部門高度重視，得到反饋修改意見92條。標(biāo)準(zhǔn)起草小組經(jīng)認(rèn)真研究分析，采納吸收了42條意見，形成送審稿。2022年6月底，標(biāo)準(zhǔn)起草小組召開《規(guī)范》專家預(yù)評(píng)審會(huì)，根據(jù)審議意見作了進(jìn)一步修改。2022年7月，《規(guī)范》通過全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)審查，經(jīng)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)發(fā)布。

新修訂的檔案法第十七條規(guī)定，檔案館除按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定接收移交的檔案外，還可以通過接受捐獻(xiàn)、購(gòu)買、代存等方式收集檔案；第二十二條規(guī)定，“非國(guó)有企業(yè)、社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)等單位和個(gè)人形成的檔案，……可以協(xié)商指定檔案館代管，必要時(shí)可以依法收購(gòu)或者征購(gòu)”“向國(guó)家捐獻(xiàn)重要、珍貴檔案的，國(guó)家檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定給予獎(jiǎng)勵(lì)”，這些為檔案征集工作的依法規(guī)范開展提供了法律依據(jù)。

同時(shí)，制定《規(guī)范》是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，也是進(jìn)一步豐富館藏檔案內(nèi)容，完善館藏檔案結(jié)構(gòu)的內(nèi)在要求。近年來，各級(jí)國(guó)家檔案館不斷加大檔案征集工作力度，開展了形式多樣的征集工作，征集到許多珍貴的檔案資料。如中國(guó)第二歷史檔案館接收了記錄南京大屠殺的珍貴檔案《拉貝日記》，北京市檔案館在官方歸集北京奧運(yùn)會(huì)和冬奧會(huì)檔案的同時(shí)，還廣泛征集雙奧的民間記錄，豐富了雙奧之城檔案。許多檔案館開展紅色檔案、城市記憶、老照片等征集工作，得到社會(huì)各方面積極響應(yīng)。但由于征集工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，在具體實(shí)踐中，各地檔案部門對(duì)檔案征集的范圍、途徑、方式和程序等方面理解和把握尺度不盡相同，有的還相互矛盾，給檔案的權(quán)屬和未來開放利用帶來隱患。實(shí)踐中，有的檔案館甚至將大量與檔案館定位不盡相符的檔案征集進(jìn)館，造成資源的極大浪費(fèi)。鑒此，對(duì)檔案征集工作進(jìn)行規(guī)范，制定出臺(tái)征集工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以保證征集檔案的客觀真實(shí)屬性和開放利用的價(jià)值，已成為檔案部門共識(shí)。

此外，目前已發(fā)布的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，檔案技術(shù)類的標(biāo)準(zhǔn)偏多，管理和服務(wù)類的標(biāo)準(zhǔn)偏少?！兑?guī)范》的制定是檔案管理服務(wù)類標(biāo)準(zhǔn)化工作的有益嘗試，是傳統(tǒng)技術(shù)規(guī)范類標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)向程序規(guī)范類標(biāo)準(zhǔn)的有益探索。為推動(dòng)檔案征集工作健康有序開展，為征集工作提供工作指南和程序指導(dǎo)，是編寫《規(guī)范》應(yīng)有之義。

標(biāo)準(zhǔn)立足于各級(jí)國(guó)家檔案館檔案征集工作實(shí)踐，參考了相關(guān)行業(yè)征集工作的流程，對(duì)征集工作的原則、標(biāo)準(zhǔn)、范圍、程序等內(nèi)容進(jìn)行了明確。

標(biāo)準(zhǔn)包含9章和3個(gè)規(guī)范性附錄：范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、征集工作基本原則、征集范圍、征集標(biāo)準(zhǔn)、征集工作組織、征集工作程序、征集檔案的開放與利用，以及專家鑒定意見書、接受捐獻(xiàn)檔案登記表和購(gòu)買檔案登記表3個(gè)規(guī)范性附錄。

確定了檔案征集工作的基本原則。

（1）依法依規(guī)原則

按照國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)開展檔案征集工作，保障維護(hù)檔案館、檔案捐獻(xiàn)者和檔案出售者的合法權(quán)益，這是檔案征集工作必須遵循的首要原則。一般說來，需征集的檔案受客觀條件影響，其權(quán)屬如所有權(quán)、著作權(quán)等往往具有多重性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，這就要求檔案館在征集時(shí)要特別關(guān)注其來源、權(quán)屬等信息，保證征集手續(xù)完備準(zhǔn)確，征集過程依法依規(guī)，否則將有可能因權(quán)責(zé)不明、權(quán)屬不清造成糾紛，給檔案館未來工作帶來被動(dòng)。

（2）檔案原件優(yōu)先原則

征集工作中可以征集到原件的，優(yōu)先征集原件。毋庸置疑，檔案原件的價(jià)值遠(yuǎn)高于復(fù)制或復(fù)印件，只有當(dāng)征集檔案原件的條件不具備時(shí)，比如國(guó)外征集檔案無(wú)法征集原件的，可考慮征集檔案復(fù)制件。但征集工作一定要防止出現(xiàn)大量征集復(fù)制件或原件與復(fù)制件不加區(qū)分地收集等情況，畢竟檔案館的設(shè)備設(shè)施如庫(kù)房、恒溫恒濕的保管條件的維護(hù)等是大量資金的投入，也是非常寶貴的資源，不能占據(jù)寶貴的資源大量保存檔案復(fù)制件。

（3）接受捐獻(xiàn)優(yōu)先原則

檔案工作是公益性事業(yè)，受資金等方面的制約，不能將購(gòu)買作為征集的主要方式補(bǔ)充館藏資源。實(shí)踐中，檔案館館藏的具有較高保存和研究?jī)r(jià)值的歷史檔案，很多是通過接受捐獻(xiàn)收集的。對(duì)于捐獻(xiàn)者，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其意愿舉行捐獻(xiàn)儀式，頒發(fā)捐獻(xiàn)證書；或以適當(dāng)方式表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)。

（4）常規(guī)征集與重點(diǎn)征集相結(jié)合

常規(guī)征集與重點(diǎn)征集是征集工作不同的方面。常規(guī)征集是國(guó)家檔案館的一般性日常工作，重點(diǎn)征集是針對(duì)館藏缺失和工作需要而開展的工作。

凡與本行政區(qū)相關(guān)的各個(gè)歷史時(shí)期政權(quán)機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、著名人物形成的檔案、具有典型地方特色或較高歷史、文化、科研價(jià)值等11大類檔案均可列入征集范圍，為征集工作實(shí)踐提供參考依據(jù)。各地檔案館要充分考慮本館館藏檔案的實(shí)際需要、結(jié)合未來本地區(qū)開發(fā)利用工作的預(yù)判，有效開展征集工作，真正將與本行政區(qū)相關(guān)的散存和散失的檔案征集進(jìn)館，避免盲目征集、多頭征集和低端重復(fù)的反復(fù)征集。

征集檔案的標(biāo)準(zhǔn)，首先，是具備憑證價(jià)值、參考價(jià)值、研究?jī)r(jià)值和文化傳承價(jià)值中的至少一方面價(jià)值；其次，是與本館館藏檔案的相關(guān)性。缺少相關(guān)性，征集進(jìn)館意義缺失，開放利用針對(duì)性不強(qiáng)，勢(shì)必造成各種資源浪費(fèi)；第三，來源清晰，合法可靠，權(quán)屬明確。如果檔案來源不明，權(quán)屬不清，不能服務(wù)檔案館今后的開放與利用，這種檔案不能予以征集。

（1）關(guān)于組織

在具體的檔案征集工作展開之前，征集工作組織應(yīng)該是健全的。首先，有明確的征集部門。承擔(dān)檔案征集的職責(zé)，能夠開展日常檔案征集工作。其次，有穩(wěn)定的專家隊(duì)伍。具備檔案、圖書、歷史、文博工作及相關(guān)領(lǐng)域的鑒定專家隊(duì)伍，能夠?yàn)檎骷ぷ鞯拈_展提供智力支撐。再次，有切合實(shí)際的征集規(guī)劃。檔案館應(yīng)當(dāng)要著眼于自身定位、館藏實(shí)際，對(duì)征集工作作出總體規(guī)劃，并以此制定年度征集計(jì)劃，保證規(guī)范有序開展征集工作。

（2）關(guān)于程序

征集工作按照征集調(diào)查、鑒定評(píng)估、確定征集方式和完成征集等程序開展，每一環(huán)節(jié)都要存檔記錄，方便日后備查。

征集部門在征集線索明確后，要認(rèn)真核查征集檔案的類型、數(shù)量、完整程度、保管情況及其合法性；同時(shí)組織專家鑒定，對(duì)其真?zhèn)?、價(jià)值及估價(jià)進(jìn)行鑒定評(píng)估。鑒定評(píng)估是征集工作的重要環(huán)節(jié)，尤其在以捐獻(xiàn)方式接受檔案時(shí)，通過此程序可以避免無(wú)序征集等情況的發(fā)生。同時(shí)，檔案價(jià)值鑒定需要引進(jìn)智力資源，通過專家組評(píng)審形式進(jìn)行綜合研判，并出具明確、一致的專家鑒定意見書。

鑒定評(píng)估完成后，征集工作按接受捐獻(xiàn)、購(gòu)買和委托征集三種不同方式進(jìn)行了具體描述。標(biāo)準(zhǔn)編寫組認(rèn)為，無(wú)論采取何種方式，務(wù)必與捐獻(xiàn)者或出售者進(jìn)行充分溝通與談判，明確捐獻(xiàn)或購(gòu)買檔案的權(quán)屬、利用和公布等具體事項(xiàng)，明確捐獻(xiàn)或出售的相關(guān)工作方案；務(wù)必發(fā)揮各級(jí)檔案館議事決策機(jī)構(gòu)的作用，確保征集工作有序規(guī)范運(yùn)行；務(wù)必留存好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作記錄。

征集檔案的開放與利用，應(yīng)該符合相關(guān)法律規(guī)定，如果購(gòu)買合同或捐獻(xiàn)協(xié)議中對(duì)檔案的開放與利用有特殊約定的，一定要與捐獻(xiàn)者或出售者進(jìn)行充分的溝通，應(yīng)從其雙方特殊約定，維護(hù)各方合法權(quán)益。

值得注意的是，如果捐獻(xiàn)者或出售者對(duì)于檔案的開發(fā)利用提出苛刻要求，影響檔案館公眾服務(wù)職能發(fā)揮，可以不征集相關(guān)檔案。