基于重特大事件檔案利用特點(diǎn)，《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》（以下簡稱《通知》）對重特大事件檔案資源整合工作提出了要求，即建設(shè)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫。貫徹實(shí)施好這些要求是加強(qiáng)重特大事件檔案資源整合、促進(jìn)重特大事件檔案利用、提高重特大事件應(yīng)對處置能力的有效途徑。
01
有關(guān)要求
《通知》對重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)提出了5個(gè)方面的要求。一是提出了重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)總的原則是“充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，規(guī)劃建設(shè)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)重特大事件檔案資源整合”。二是提出重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)任務(wù)，對中央、國家主管部門、地方三個(gè)層面建設(shè)內(nèi)容大致作了規(guī)劃，即“在中央檔案館建設(shè)國家重特大事件檔案數(shù)據(jù)總庫”，“重特大事件應(yīng)對管理的主管部門分別建設(shè)自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件會安事件等專門檔案數(shù)據(jù)”，“各地區(qū)根據(jù)需要規(guī)劃建設(shè)本地區(qū)的重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫”。三是提出要“加快歷史檔案的整理和數(shù)字化，建設(shè)重特大事件歷史檔案數(shù)據(jù)庫”。四是明確了重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中數(shù)據(jù)匯交原則，即“按照檔案歸屬不變、數(shù)據(jù)集中安全保密的原則，分層級分類別開展重特大事件檔案數(shù)據(jù)匯交工作”。五是提出了“健全數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)范，統(tǒng)一重特大事件檔案整理、數(shù)字化、移交與接收的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)”的要求。
02
充分認(rèn)識建設(shè)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫的作用和意義
根據(jù)重特大事件發(fā)生具有時(shí)日、地點(diǎn)的不確定性及后果難以預(yù)料性等特點(diǎn)，重特大事件檔案利用也呈現(xiàn)出獨(dú)特需求。一是利用時(shí)間緊急。由于重特大事件具有破壞性，需要在最短的時(shí)間內(nèi)通過采取應(yīng)對措施盡量使人員和財(cái)產(chǎn)損失降到最低。應(yīng)對措施的緊急性決定了采取應(yīng)急措施時(shí)對檔案利用的緊急性，要求檔案部門在第一時(shí)間快速提供檔案信息。二是利用需求迫切。由于重特大事件的突發(fā)性，加上管理過程復(fù)雜，管理部門在突發(fā)事件管理過程中往往缺乏相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)，對利用重特大事件檔案的需求比較迫切。三是跨地域、跨主體、跨層級利用。因重特大事件發(fā)生的地點(diǎn)具有不確定性，重特大事件應(yīng)對管理的主體也具有不確定性，這就決定了利用檔案應(yīng)對重特大事件主體的不確定性。四是成套性需求。由于重特大事件具有復(fù)雜性，重特大事件管理本身比較復(fù)雜，這就決定了重特大事件管理者對檔案信息利用需求是全過程、全方位的。管理者不僅對重特大事件應(yīng)對檔案具有利用需求，對突發(fā)事件的監(jiān)測、應(yīng)急準(zhǔn)備、應(yīng)急救援、災(zāi)后重建等過程的檔案均有利用需求。
重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫正好滿足了重特大事件檔案利用的上述特點(diǎn)。一是能滿足緊急利用的特點(diǎn)。重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫存儲著重特大事件檔案數(shù)據(jù)，重特大事件一旦發(fā)生，不需從檔案庫房調(diào)用檔案實(shí)體，而是直接從數(shù)據(jù)庫檢索出檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息利用快速響應(yīng)，緊急情況下提供檔案利用。二是滿足跨地域、跨主體、跨層級利用。重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫將原分布在各單位的重特大事件檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和合并，存儲于一個(gè)系統(tǒng)之中，只需一個(gè)檢索入口便可按事件檢索來自不同層級、不同時(shí)間、不同部門和單位產(chǎn)生的重特大事件檔案信息，滿足了重特大事件檔案的跨地域、跨主體、跨層級利用，不僅可以大幅度縮短應(yīng)急和救援方案制定的時(shí)間，而且還可以大幅度提升應(yīng)急和救援方案科學(xué)性，使應(yīng)急和救援工作可以快速有序進(jìn)行。三是滿足成套性利用需求。在社會高度專業(yè)化分工的大背景下，重特大事件應(yīng)對管理工作也是既分工又協(xié)作，客觀上形成了重特大事件檔案分散性，無法滿足重特大事件檔案利用成套性需求。重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫將重特大事件預(yù)防、監(jiān)測與預(yù)警、應(yīng)急處置與救援、事后恢復(fù)與重建等管理全過程檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行集中，按事件成套，能有效滿足重特大事件檔案利用的成套性需求。重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫可從不同視角為各單位，尤其是應(yīng)急管理部門開展重特大事件的日常管理提供全過程、全方位的檔案信息利用，為重特大事件研究機(jī)構(gòu)提供全面的參考和借鑒，加速重特大事件管理研究成果的形成，提升國家重特大事件管理的研究能力。正是因?yàn)橹靥卮笫录n案數(shù)據(jù)庫具有重要作用，提出科學(xué)推進(jìn)重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)成為《通知》的亮點(diǎn)和重要創(chuàng)新之一。
03
做好重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)劃
重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)本質(zhì)是檔案信息化工作，需規(guī)劃先行?！锻ㄖ肪腿珖靥卮笫录n案數(shù)據(jù)庫建設(shè)大致任務(wù)提出了初步規(guī)劃，即分為三個(gè)層次，分別是國家數(shù)據(jù)總庫、專門數(shù)據(jù)庫和地區(qū)級數(shù)據(jù)庫，其關(guān)系如下圖。
三個(gè)層次關(guān)系圖
根據(jù)《通知》要求，重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)任務(wù)規(guī)劃如下表。
重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)任務(wù)規(guī)劃表
根據(jù)規(guī)劃，重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)任務(wù)應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)匯交關(guān)系采用自底向上的步驟開展。首先是各單位完成重特大事件檔案數(shù)字化工作，準(zhǔn)備重特大事件檔案數(shù)據(jù)。然后依次按縣、市、省的順序逐級匯交數(shù)據(jù)。需要注意的是，各級在匯交數(shù)據(jù)時(shí)要按建設(shè)內(nèi)容范圍進(jìn)行匯交，并不一定是將下一層級數(shù)據(jù)全部向上一層級匯交。因此，在規(guī)劃中要明確各層級重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫所需數(shù)據(jù)的范圍。如省級重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫可不需要將較小事件檔案數(shù)據(jù)納入建設(shè)范圍，而是根據(jù)本層級黨委政府決策參考需要確定數(shù)據(jù)匯交范圍?！锻ㄖ方o出的是全國性的建設(shè)思路和初步規(guī)劃，各地區(qū)、各部門、各單位要據(jù)此制定詳細(xì)的規(guī)劃。
04
制定重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)
重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)來自各個(gè)方面，需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范，以便于數(shù)據(jù)整合和利用。為此，《通知》提出，“健全數(shù)據(jù)庫建設(shè)規(guī)范，統(tǒng)一重特大事件檔案整理、數(shù)字化、移交與接收的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)”的要求。根據(jù)檔案專題數(shù)據(jù)建設(shè)特點(diǎn)及《通知》要求，重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)制定以下標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。一是制定重特大事件檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一重特大事件檔案全文數(shù)據(jù)格式、分辨率和目錄（元數(shù)據(jù)）數(shù)據(jù)項(xiàng)等。二是制定數(shù)據(jù)匯交標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)匯交時(shí)的數(shù)包結(jié)構(gòu)、存儲方法等。三是制定接收標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范移交與接收程序，尤其是要規(guī)范接收數(shù)據(jù)時(shí)的檢測要求。四是制定重特大事件檔案數(shù)據(jù)合并規(guī)范，對數(shù)據(jù)整合的方法、程序等進(jìn)行規(guī)范。
05
推進(jìn)重特大事件檔案數(shù)字化工作
重特大事件檔案數(shù)字化是重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)，必須抓緊開展。一是要加快推進(jìn)存量檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化是近10年來檔案工作的重點(diǎn)之一，各級檔案部門都有相應(yīng)的規(guī)劃計(jì)劃。但針對重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)任務(wù)所需的重特大事件檔案數(shù)字化，應(yīng)按照重特大事件數(shù)據(jù)庫建設(shè)的計(jì)劃優(yōu)先安排，優(yōu)先數(shù)字化。為使檔案工作更好地服務(wù)重特大事件應(yīng)對管理工作，《通知》提出“加快歷史檔案的整理和數(shù)字化，建設(shè)重特大事件歷史檔案數(shù)據(jù)庫”的要求，這是為了將重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容范圍進(jìn)一步向民國、明清等時(shí)期延伸，以豐富重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，提高服務(wù)現(xiàn)實(shí)的能力。與此同時(shí)，還要做好每年增量檔案的數(shù)字化，逐年將增量檔案充實(shí)進(jìn)入重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫。在重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作中，要結(jié)合數(shù)字檔案館(室)建設(shè)工作，進(jìn)行合理安排，協(xié)同推進(jìn)相關(guān)工作。
06
及時(shí)開展數(shù)據(jù)匯交工作
重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、數(shù)據(jù)匯交、數(shù)據(jù)接收整合等過程，其中數(shù)據(jù)匯交過程是關(guān)鍵。一是要準(zhǔn)確理解數(shù)據(jù)匯交原則?！锻ㄖ诽岢觥鞍凑諜n案歸屬不變、數(shù)據(jù)集中、安全保密的原則，分層級分類別開展重特大事件檔案數(shù)據(jù)匯交工作”?！皻w屬不變”是指在重特大事件檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，對于傳統(tǒng)載體檔案，僅匯交檔案數(shù)字化形成的數(shù)據(jù)，不匯交檔案原件，對于電子檔案，匯交復(fù)制件。而且這種數(shù)據(jù)匯交不屬于定期檔案進(jìn)館性質(zhì)，也不能代替檔案進(jìn)館?！皵?shù)據(jù)集中”是指將重特大事件檔案數(shù)據(jù)相對集中于指定檔案機(jī)構(gòu)，以方便利用?！鞍踩Ｃ堋笔侵钢靥卮笫录n案數(shù)據(jù)庫規(guī)劃設(shè)計(jì)和建設(shè)過程中要遵守安全和保密原則，尤其是檔案數(shù)字化、檔案數(shù)據(jù)匯交、檔案數(shù)據(jù)整合、檔案數(shù)據(jù)利用等過程中,要做好安全保密工作。二是要有計(jì)劃開展重特大事件檔案數(shù)據(jù)匯交工作。數(shù)據(jù)匯交是一項(xiàng)涉及面廣、工作量大的工作，要有計(jì)劃地開展，既要及時(shí)開展，又要有步驟地推進(jìn)。
作者單位：國家檔案局
文章來源：《中國檔案》2023年第4期
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