第一條 為適應檔案管理現(xiàn)代化的需要，規(guī)范歸檔文件的整理方法，提高工作效率，依據(jù)中華人民共和國行業(yè)標準DA/T22-2000《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合我省的實際情況，制訂本細則。
第二條 本細則適用于陜西省各級機關、團體、及其它社會組織在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料整理。并可供專業(yè)檔案，（如訴訟、教學）等紙質(zhì)載體檔案的整理參照使用。
第三條 本細則規(guī)定了歸檔文件的裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等具體整理方法。
第四條 歸檔文件的整理,是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
歸檔文件的整理單位是件。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件（定稿過厚的，也可單獨為一件）；正文與附件為一件（附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件）；文件附有文件處理單、擬辦單或領導批示的簽批條的，應與文件同為一件；原件與復制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報表、名冊、圖表等可按其本來的裝訂方式，一冊（本）為一件；來文與復文（指聯(lián)系密切的來往性質(zhì)的文件材料，如請示與批復、報告與批示、函與復函、通知與報告等）可作為一件。
第五條 歸檔文件整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用。
第六條 歸檔文件應齊全完整，已破損文件應予修整，字跡模糊或易褪變的文件應采取字跡固定、恢復、復制等保護措施，超大紙張應按照標準折疊，文件修整應使用符合檔案保護要求的材料并以最大限度保護文件的原貌。
第七條 歸檔文件的裝訂，應以件為單位裝訂。
（一） 對于短期檔案和已裝訂成冊不便拆釘?shù)目?、書籍等，可以保持原貌，不再拆釘重裝。
（二）裝訂方式和用品應符合檔案保護要求，對歸檔文件無損害，不影響檔案的保存壽命。裝訂方式可采用線裝、膠粘、不銹鋼釘（夾）、燕尾夾、無酸紙封套等。
（三）裝訂排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來文在后；漢文本在前，少數(shù)民族文字在后；中文本在前，外文本在后；有文件處理單的，可放在文件之前作為首頁。
（四） 裝訂位置：在文件的左側(cè)或左上角。裝訂時應將文件的各頁按一定的方式對齊，左側(cè)裝訂時對齊左邊、下側(cè)，左上角裝訂時對齊左邊、上側(cè)。
第八條 歸檔文件的分類，《規(guī)則》規(guī)定采用年度、保管期限、機構(gòu)（問題）作為通用的分類方法。
（一） 按年度分類，就是根據(jù)形成和處理文件的年度對歸檔文件進行分類。
（二） 按保管期限分類，即根據(jù)劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。
（三）機構(gòu)分類，就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位對歸檔文件進行分類。
（四）按問題分類，就是根據(jù)歸檔文件內(nèi)容所涉及的不同的問題對歸檔文件進行分類。
檔案整理將幾種分類方法結(jié)合使用，即采取年度、保管期限、機構(gòu)（問題）三種分類方法，組合成復式分類法使用?！兑?guī)則》不限定年度、保管期限、機構(gòu)（問題）在組合復式分類法時的先后順序，但規(guī)定年度、保管期限作為必選項，機構(gòu)（問題）為選擇項?；鶎訂挝换蛐C關，每年形成的文件數(shù)量少，或內(nèi)部機構(gòu)設置簡單時，可以選擇年度-保管期限或保管期限-年度兩級分類；省級機關等大、中型單位，應采用年度、保管期限、機構(gòu)（問題）三級分類。即年度-機構(gòu)（問題）-保管期限或保管期限-年度-機構(gòu)（問題）分類法進行分類。各單位檔案室應在確定分類方法的基礎上，編制切合實際的分類方案，并保持全宗內(nèi)分類方法相對穩(wěn)定。
例：采用年度-機構(gòu)-保管期限分類法時，分類方案為：
1999年 辦公室 永久、長期、短期
業(yè)務處 永久、長期、短期
宣傳處 永久、長期、短期
采用保管期限-年度-機構(gòu)分類時分類方案為：
永久 1999年 辦公室 業(yè)務處 宣傳處
2000年 辦公室 業(yè)務處 宣傳處
長期 1999年 辦公室 業(yè)務處 宣傳處
2000年 辦公室 業(yè)務處 宣傳處
短期 1999年 辦公室 業(yè)務處 宣傳處
2000年 辦公室 業(yè)務處 宣傳處
第九條 歸檔文件的排列，是在分類方案的最低一級類目內(nèi)，"遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系"，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。
（一）事由可以是指一件具體的事，或是一個具體的問題，或一段較緊密工作的自然流程等。同一事由內(nèi)的歸檔文件排列，按文件形成的時間先后順序，或按文件的重要程度排列。
（二） 不同事由內(nèi)的歸檔文件排列，按不同事由辦結(jié)時間的先后順序排列，也可按事由的重要程度排列。即將主要職能活動形成的文件排在前面，其它工作形成的文件材料排在后面；或?qū)⒕C合性工作形成的文件排在前面，具體業(yè)務工作形成的材料排在后面；可按責任者或承辦部門集中排列，也可按不同問題分別集中排列；會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可以集中排列；因故未及時歸檔的文件，可將其排列在相應類別的最后。
第十條 歸檔文件的編號，是將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，將每份歸檔文件的實際頁碼流水編號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。
（一）蓋歸檔章
1． 在每件歸檔文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置 機構(gòu)（問題）、每份文件的總頁數(shù)等選擇項。各項內(nèi)容必須按照規(guī)定順序填寫，不得自行打亂歸檔章各項位置。歸檔章的格式長45mm寬16mm，均分六格（見附件圖1）。
2． 歸檔章位置，在歸檔文件首頁上端居中的空白處。若位置被領導批示或收文章占用，可將歸檔章蓋在其它空白的位置，以文件上端為宜。文件首頁無蓋章位置或重要文件須保持原貌的，可在文件首頁前另附紙頁加蓋歸檔章，歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不要與批示文字或收文章等交叉。
3．填寫歸檔章時，應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水、藍黑墨水，也可使用打號機打號。
（二）編號項目
編號項目分為必備項和選擇項。必備項包括全宗號、年度、保管期限和件號，選擇項為機構(gòu)（問題）。
1．全宗號，是檔案館對接收檔案范圍內(nèi)各立檔單位編制的代號。已由檔案館給定全宗號的立檔單位可填寫，沒有全宗號的立檔單位可將此項空留，待檔案移交進館給定全宗號后再填寫。
2．年度，指文件的形成年度。填寫此項時，采用公元紀年，以四位阿拉伯數(shù)字表示，如2000年表示為"2000"。
3． 保管期限，填寫由文書、業(yè)務部門或檔案部門在整理歸檔文件時給歸檔文件劃定的保管期限。保管期限分為永久、長期、短期三種，簡稱為"永、長、短"，代碼分別為"Y、C、D"，填寫時直接采用簡稱或代碼。
4．件號，即文件的排列順序號。包括室編件號和館編件號，歸檔文件在分類、排列位置確定后，編制的排列順序號為室編件號。
室編件號即歸檔文件分類方案的最低一級類目內(nèi)的排列順序號。應在文件分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標注。例：采用年度-組織機構(gòu)-保管期限分類時，保管期限為最低一級類目，室編件號方法為：
1999年 辦公室 永久1…… 長期1…… 短期1……
業(yè)務處 永久1…… 長期1…… 短期1……
館編件號-在檔案移交進館時，按檔案館要求編制標注。
5．機構(gòu)（問題），填寫分類方案類目名稱，如機構(gòu)名稱太長可填寫通用簡稱，但不可隨意簡化。
第十一條 歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序逐件對每份文件編制歸檔文件目錄。
（一） 歸檔文件目錄的項目包括：件號、責任者、文號、題名日期、頁數(shù)、備注等。
1．件號，是指室編件號。
2．責任者，文件的發(fā)文機關或署名者。填寫時一般應寫全稱或通用簡稱，聯(lián)合發(fā)文時，一般應將所有責任者照實抄錄，責任者過多時可適當省略，但立檔單位是責任者時必須抄錄。
3．文號，即發(fā)文字號，應填寫機關代字、年度、文件順序號，期刊、簡報填寫期刊、簡報編號。
4．題名，即文件標題。一般應照實抄錄，有副標題或并列題名的文件，若正題名能夠反應內(nèi)容時，副標題一般無須抄錄；并列題名是其它語言文字書寫的題名，與正題名一并抄錄；文件沒有題名或題名含義不清、不能揭示或不能全面揭示文件內(nèi)容的，應補充擬寫題名，并加[ ]；有些歸檔文件的附件獨立性較強的，如正文僅有實施意見，附件則是具體的條文規(guī)定或是正文重要的補充和說明，在正文和附件作為一件時，可在正文題名后抄錄附件題名，外加（ ）。
5． 日期，即文件的形成日期（落款日期），填寫時應以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，單月日前補0，或?qū)⒈硎驹?、日的?shù)字回行填寫。如2001年3月16日，可標注為20010316或20010316。
6． 頁數(shù)，填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)。凡有文字、圖表的頁面為一頁，空白頁不計。來文與復文、正本與定稿等作為一件時，統(tǒng)計頁數(shù)時，應將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)相加作為該件的頁數(shù)。
7． 備注，填寫歸檔文件需要補充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等。需要說明的情況較多時，可在備注欄標"*"，將具體內(nèi)容填入備考表中。
（二）歸檔文件目錄的格式（見附件圖2）
1．各欄目的詳細尺寸及采用橫式或豎式格式，各單位可根據(jù)需要確定，但同一立檔單位的目錄格式應保持一致，不能隨意更改。
2．填寫目錄項目應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，已采用計算機管理檔案的單位，可直接打印目錄。
3．歸檔文件目錄應單獨裝訂成冊并編制封面，目錄編制成冊的方式一般應與分類方案一致，也可以與分類方法不同。如目錄可以每年按不同的保管期限裝訂三本，每本目錄中使用不同色的口取紙來區(qū)別不同機構(gòu)（問題），或通過在目錄表右肩上標注機構(gòu)（問題）名稱來區(qū)分不同機構(gòu)（問題）；也可以每個機構(gòu)（問題）裝訂一本目錄，使用不同色口取紙在目錄右肩上加注保管期限的方法來區(qū)分每本中的不同保管期限。
4．歸檔文件目錄封面的格式應與目錄的編制方式一致，視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目。
5．目錄及封面用紙統(tǒng)一為國際標準Ａ４型（長x寬為297mmx210mm）。
6．歸檔文件目錄封面樣式（見附件圖3）
第十二條 歸檔文件的裝盒，將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒、并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表。裝盒方式、盒脊項目設置應與分類、排列的原則方法一致。
（一）裝盒要求
1．按件號先后順序裝入檔案盒。
2．裝盒時，按分類方法將不同類別歸檔文件裝入不同的檔案盒中，裝盒應與分類方法一致。不同分類方法形成的的歸檔文件不得混裝在同一盒中。
（二）檔案盒格式
1．檔案盒規(guī)格：外型尺寸為310mmX220mm（長X寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm。檔案盒的制成材料，應采用無酸紙制作。
2．擺放方式：可采取橫式和豎式兩種。
3．檔案盒封面：應標明全宗名稱（立檔單位全稱），下加雙橫線（見附件圖4a）。全宗名稱可在制作檔案盒時同時印制。
4．檔案盒脊的項目及填寫：全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設置機構(gòu)（問題）等選擇項（見附件圖4b、圖4c）。
（1）全宗號：按同級檔案館給定的全宗號填寫，暫時未給全宗號的可先空置，無進館任務的可不印制此欄。
（2）年度：填寫盒內(nèi)歸檔文件的形成年度。
（3）保管期限：填寫盒內(nèi)歸檔文件的所屬保管期限，用漢字全稱表示。
（4）機構(gòu)（問題）：填寫分類方案中相應機構(gòu)（問題）的類目名稱。
（5）起止件號：在室編欄填寫盒內(nèi)歸檔文件排列最前和最后的文件件號，其間用"-"號連接，館編欄空置。
（6）盒號：是指檔案盒的排列順序號，檔案移交進館時按進館要求編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，以四位數(shù)為限斷號，如0001--9999。
（三）備考表
備考表放在盒內(nèi)所有文件之后，每盒必須放置。
備考表的填寫：
1． 盒內(nèi)文件情況說明，填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件的收集齊全完整程度、有否字跡模糊、缺損等，整理完畢后有否修改、補充、移出、銷毀等。
2． 整理人，填寫負責整理該盒歸檔文件的人員姓名。
3． 檢查人，填寫負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
4．日期，填寫歸檔文件整理完畢的日期。
第十三條 本細則自整理2001年形成的檔案起實施。各市（地）、縣（區(qū)）檔案行政管理部門應在2001年確定試點單位，積極開展試點工作，積累總結(jié)經(jīng)驗。具備條件的單位應積極試行《細則》，2001年起全省全面實施《細則》。
第十四條 本細則由陜西省檔案局負責解釋。
陜西省檔案局
2001年8月10日
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